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Moyo
もよの在宅ゆるっとメモ
在宅フリーランスママの時間管理術｜Googleカレンダーで仕事の予定とタスクを整理する方法
Moyo
在宅フリーランスとして働いていると、仕事の予定を自分で管理する必要があります。
会社のように決まった勤務時間があるわけではないので、いつ作業するか、どこまで進めるか、納期までにどう動くかを自分で考えなければいけません。
さらに子育て中だと、仕事だけを見て予定を立てるわけにもいきません。
子どもの学校行事。
長期休み。
習い事。
家の用事。
夫の在宅・出社予定。
病院や急な予定。
こうした予定によって、仕事に使える時間はかなり変わります。
私の場合、普段の仕事の予定やタスク管理にはGoogleカレンダーを使っています。
ただし、家族の予定をすべてGoogleカレンダーに入れているわけではありません。
細かなプライベートの予定は、夫と共有しているTimeTreeで管理しています。
Googleカレンダーには、仕事に直結する予定や、仕事時間に影響する予定だけを入れるようにしています。
この記事では、子育てをしながら在宅で働く私が、Googleカレンダーで仕事の予定とタスクをどう整理しているかをまとめます。
Contents
Googleカレンダーは、仕事に関係する予定だけ入れる
私がGoogleカレンダーに入れているのは、基本的に仕事に関係する予定です。
たとえば、
- クライアントごとの作業開始日
- クライアントごとの納期
- 仕事に影響する学校行事
- 長期休みの開始日と終了日
- 病院など、作業時間が変わる予定
といったものです。
特に、夏休みなどの長期休みはかなり重要です。
子どもが学校に行っている時期と、長期休み中では、仕事に使える時間がまったく違います。
普段は子どもが学校に行っている時間をメインの作業時間にしていますが、長期休み中は同じようには進められません。
そのため、長期休みの開始日と終了日は、仕事の予定を組むうえでかなり意識しています。
仕事を受ける量を調整したり、納期に余裕を持たせたりするためにも、先にカレンダーで見えるようにしておくと安心です。
細かな家族予定はTimeTreeで夫と共有している
一方で、子どもの習い事や細かなプライベートの予定は、夫と共有しているTimeTreeで管理しています。
我が家では、家族の予定は夫婦で共有しておきたいものが多いです。
子どもの習い事。
学校関係の細かな予定。
家族で出かける予定。
夫の予定。
ちょっとした用事。
こうした予定は、スマホで確認しやすいTimeTreeの方が使いやすいと感じています。
逆に、Googleカレンダーにプライベートの細かな予定まで全部入れてしまうと、私の場合は少し疲れてしまいます。
スマホでいつでも仕事の予定が目に入ると、休んでいる時間まで仕事のことが気になりやすいからです。
だから、Googleカレンダーは仕事用、TimeTreeは家族予定用というように、役割を分けています。
全部をひとつにまとめるより、私にはこの分け方の方が合っています。
Googleカレンダーは基本的にパソコンで見る
私は、Googleカレンダーを基本的にパソコンで見ています。
仕事中にパソコンで開いて、作業開始日や納期、今日やるタスクを確認する形です。
スマホでは、細かな家族予定をTimeTreeで見ることが多いです。
Googleカレンダーをスマホでも常に見るようにすると、仕事をしていない時間にも仕事の予定が目に入りやすくなります。
そうすると、子どもと過ごしているときや、家事をしているときにも、仕事のことが頭に残りやすくなってしまいます。
在宅フリーランスは、家と仕事の距離が近い働き方です。
だからこそ、仕事の予定を見る場所も少し分けるようにしています。
私にとっては、Googleカレンダーをパソコン中心で使うことが、仕事モードと家庭モードを分けるためにも役立っています。
仕事の予定は「作業開始日」と「納期」を入れる
仕事の予定としてGoogleカレンダーに入れているのは、主に作業開始日と納期です。
たとえば、
- 【クライアント名】作業開始
- 【クライアント名】納期
というように入れています。
細かい作業を全部予定として入れるというより、まずは大きな区切りをカレンダーに入れるイメージです。
作業開始日が見えると、「この日からこの案件に入る」と意識しやすくなります。
納期が見えると、そこから逆算して、どのくらいのペースで進めればいいか考えやすくなります。
特に複数の依頼や予定が重なっている時期は、作業開始日と納期が見えるだけでもかなり助かります。
頭の中だけで覚えておくより、カレンダーに入れて見える形にしておく方が、予定の重なりにも気づきやすいです。
タスクはかなり細かく分けている
予定は大きな区切りで入れていますが、タスクはかなり細かく分けています。
私の場合、3Dモデル制作の仕事では、作業工程がいくつもあります。
カラーラフ、モデリング、テクスチャ、リギング、Unity調整、納品準備など、ひとつの依頼の中にも細かい作業があります。
そのため、Googleカレンダーのタスクには、かなり具体的に書くようにしています。
たとえば、
- 【クライアント名】カラーラフ
- 【クライアント名】モデリング（髪）
- 【クライアント名】モデリング（衣装）
- 【クライアント名】リギング
- 【クライアント名】Unity調整
- 【クライアント名】納品準備
というような感じです。
「3Dモデル制作」とだけ書いてあると、何から手をつければいいか分かりにくくなります。
でも、「今日は髪のモデリング」「今日はリギング」と分かれていると、作業に入りやすいです。
タスクを細かくしておくと、少しの時間でも進めやすくなります。
また、終わったタスクを消していけるので、進んでいる感覚も分かりやすいです。
作業内容を細かくしておくと、予定が崩れたときも戻しやすい
子育て中の在宅ワークでは、予定通りに進まない日もあります。
家の用事が長引いたり、学校関係の予定が入ったり、自分の集中力が続かなかったりすることもあります。
そういうとき、タスクが大きすぎると「今日は全然進まなかった」と感じやすいです。
でも、作業を細かく分けておくと、予定が崩れた日でも立て直しやすくなります。
たとえば、今日はモデリング全体はできなかったけれど、髪の一部だけ進めた。
リギング全部は終わらなかったけれど、腕まわりだけ確認できた。
納品準備まではできなかったけれど、ファイル整理だけできた。
こういう小さな進み具合が見えると、気持ちも少しラクになります。
タスクを細かくしておくことは、単に作業を管理するためだけではなく、予定が崩れたときに戻しやすくするためにも役立っています。
色分けで予定を見やすくする
Googleカレンダーでは、予定を色分けしています。
私の場合は、仕事の予定は青、プライベートや仕事に影響する予定はオレンジ、というように分けています。
細かく分けすぎると管理が大変なので、ざっくり見て分かる程度にしています。
大事なのは、カレンダーを開いたときに、何が仕事で、何が家の予定なのかがすぐ分かることです。
色が分かれていると、仕事の予定が詰まっている日や、家庭の予定がある日が見えやすくなります。
特に、仕事の納期と学校行事や長期休みが重なっていないかを確認したいときに便利です。
見た目で分かるようにしておくと、予定の見落としも減らしやすくなります。
長期休みは早めにカレンダーへ入れておく
子育て中の在宅ワークで、特に気をつけているのが長期休みです。
春休み、夏休み、冬休みなどは、普段と同じように仕事時間を取るのが難しくなります。
そのため、長期休みの開始日と終了日は、早めにGoogleカレンダーへ入れるようにしています。
長期休みが近づいてから仕事量を調整しようとすると、思ったより予定が詰まってしまうことがあります。
でも、最初からカレンダーに入っていれば、「この時期は仕事を少なめにしよう」「この納期は避けた方がいいかも」と考えやすくなります。
私にとって長期休みは、仕事の予定を立てるうえでかなり大きな要素です。
カレンダーに入れて見えるようにしておくだけでも、かなり予定を組みやすくなります。
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子どもの長期休み中、在宅ワークはどうしてる？我が家のリアルな働き方
完璧に管理しようとしすぎない
Googleカレンダーを使っていても、すべてを完璧に管理できるわけではありません。
予定通りに進まない日もありますし、タスクを入れすぎてしまう日もあります。
子どもの予定や家の用事で、急に作業時間が変わることもあります。
だから私は、カレンダーに入れた予定を絶対に守るというより、今の状況を見直すために使うようにしています。
「今日は予定より進まなかったから、明日のタスクを少し減らそう」
「この週は長期休み前だから、作業を詰めすぎないようにしよう」
「この納期の前は家庭の予定が多いから、早めに進めておこう」
こんなふうに、予定を調整するための道具として使っています。
在宅ワークでは、予定をきれいに立てることよりも、崩れたときに直せることの方が大事だと感じています。
まとめ｜Googleカレンダーは仕事の予定を見える化するために使っている
在宅フリーランスとして働いていると、仕事の予定やタスクを自分で管理する必要があります。
子育て中は、仕事だけでなく、学校行事や長期休み、家の予定も仕事時間に影響します。
私が意識しているのは、
- Googleカレンダーには仕事に関係する予定だけ入れる
- 細かな家族予定はTimeTreeで夫と共有する
- Googleカレンダーは基本的にパソコンで見る
- 仕事の予定は作業開始日と納期を入れる
- タスクはクライアント名つきで細かく分ける
- 仕事の予定は青、プライベートはオレンジなど色分けする
- 長期休みは早めにカレンダーへ入れる
- 完璧に管理しようとせず、調整するために使う
ということです。
Googleカレンダーは、予定をきれいに並べるためというより、仕事の流れを見える化するために使っています。
仕事に直結する予定だけを入れておくことで、作業開始日や納期、長期休みとの重なりが分かりやすくなります。
細かな家族予定はTimeTree、仕事に関係する予定はGoogleカレンダー。
このように分けておくことで、私にはかなり管理しやすくなりました。
在宅ワークの予定管理に悩んでいる方の参考になればうれしいです。
